Gå til Planlægning > Kalender i menuen

Klik herefter på Opret opgave

Du kan vælge imellem de kunder, der er oprettet i kundekartoteket.

Læs mere om hvordan du opretter en kunde i følgende artikel: Oprettelse af en kunde.

Du kan vælge imellem de underlokationer, der er tilknyttet kunden.

Læs mere om hvordan du opretter en underlokation i følgende artikel: Oprettelse af en underlokation. 

Her skal du vælge den serviceaftale, der skal forbindes til opgaven.

Klik på informationsikonet for at se, hvordan den valgte serviceaftale er sat op. 

Her skal du vælge den eller de medarbejdere, der skal udføre opgaven. Klik på Tøm for at nulstille listen.

Du kan også klikke på Vis tilknyttede medarbejdere for at se, hvilke medarbejdere der tidligere har været hos kunden.

Læs mere om hvordan du opretter en medarbejder i følgende artikel: Oprettelse af en medarbejder.

Vælg mellem følgende valgmuligheder:

Ingen - Første medarbejder som tjekker ind registrerer tid for alle medarbejdere, der er tilknyttet opgaven.

Opdel opgaven ved første indtjekning - Opgaven opdeles automatisk ved første indtjekning og de resterende medarbejdere har mulighed for at tjekke ind særskilt. Vær opmærksom på at der derved genereres en opgave pr. medarbejder.

Fjern resterende medarbejdere ved første indtjekning - Ved indtjekning fjernes alle medarbejdere fra opgaven med undtagelse af medarbejderen, som foretager indtjekningen.

Her skal du vælge, hvad det er, for en type opgave.

Læs mere om hvordan du opretter en rengøringstype i følgende artikel: Opret rengøringstyper.

Angiv det tidligste starttidspunkt for opgaven - det vil sige, hvornår må dine medarbejdere starte.

Sluttidspunktet kan enten genereres automatisk ud fra samlet arbejdstid, eller indstilles manuelt ved at sætte flueben ud for Seneste sluttidspunkt, så feltet åbnes op.

Læs mere om hvordan du indstiller et forvalgt start- og sluttidspunkt på opgaverne i følgende artikel: Forvalgte tider.

Du skal udfylde den samlede arbejdstid med den samlede mængde tid, alle medarbejdere til sammen skal bruge på opgaven.

• Skal to medarbejdere hver arbejde i 1 time? Så er den samlede arbejdstid 2 timer.
• Har du tre medarbejdere, der hver skal arbejde i 30 minutter? Så er den samlede arbejdstid 1:30 (0:30 × 3).

Tænk på det sådan her:

•  Antal medarbejdere × Tid pr. medarbejder = Samlet arbejdstid.

Så husk: Gang tiden op, hvis der er flere folk på sagen.

Feltet Pause pr. medarbejder bruges til at angive, hvor lang pause hver medarbejder skal have under opgaven. Vær særligt opmærksom på, at denne pause lægges oveni den samlede arbejdstid – den er altså ikke inkluderet i den tid, du angiver under Samlet arbejdstid.

Et eksempel kunne være: 

• Hvis du har sat Samlet arbejdstid til 1:00, og du indtaster en pause på 0:15, så bliver medarbejderens samlede tidsforbrug 1:15. Det vil kun være den Samlede arbejdstid på 1:00, som vil være løngivende.

Feltet Kørsel pr. medarbejder bruges til at registrere hvor mange kilometer og/eller hvor lang tid, hver enkelt medarbejder har kørt i forbindelse med opgaven – for eksempel fra deres hjem til kundens adresse eller mellem lokationer. Denne information kan blive udfyldt på forhånd af en inspektør eller administrator, ellers vil medarbejderen selv have mulighed for at udfylde dette i appen i forbindelse med ind-/udtjekning. Det kræver, at medarbejderen har adgang til CleanManager.

• Den registrerede kørsel kan bruges som grundlag for udbetaling af kørselsgodtgørelse ved lønkørsel.
• Det sikrer korrekt og dokumenteret refusion for transportudgifter.

Her kan du skrive en pris for denne specifikke opgave, som vil kunne faktureres. Vær opmærksom på, at det er en opgavepris og ikke en timepris. Det er ikke nødvendigt at udfylde dette felt for at kunne oprette en opgave. 

Når du opretter en opgave, har du mulighed for at indstille et gentagelsesmønster, så opgaven automatisk bliver oprettet på faste tidspunkter. I CleanManager kan du vælge mellem fire forskellige overordnede gentagelsesmønstre:

• Dagligt – opgaven gentages hver dag eller med et fast antal dages mellemrum.
• Ugentligt – opgaven gentages én eller flere faste ugedage, f.eks. hver mandag og torsdag. 
• Månedligt – opgaven gentages én gang om måneden, f.eks. den 1. eller den sidste hverdag. 
• Årligt – perfekt til opgaver med lav frekvens, f.eks. årlig hovedrengøring.

Hvis det kun er en enkeltstående opgave, så vælg Aldrig i feltet Gentag – derved bliver opgaven kun oprettet én gang.

Hvis du ønsker at blive informeret, når dine medarbejdere ikke tjekker ind eller ud som planlagt, kan du aktivere alarmering på den enkelte opgave.

Du kan vælge at modtage alarmeringen på en af følgende måder:

• Kun i systemet (under dagens opgaver)
• Via e-mail
• Via sms
• Via e-mail og sms

Læs mere om indstillingerne til alarmer i følgende artikel: Alarm indstillinger.

Ved behov kan her indtastes en uddybende beskrivelse af opgaven, eller anden relevant information til medarbejderne.

Det er også muligt at synliggøre noten til kunder med adgang. Læs mere om denne indstilling i følgende artikel: Vis noter på opgaver i kalenderen til kunder med login.