Hvordan forbereder jeg mine medarbejderdata til at blive importeret til CleanManager?
Har du opsat din konto til at importere medarbejderdata med filimport, så kan du her i artiklen lære at forberede dine medarbejderdata til import i et CleanManager format.
Hvis du er lidt i tvivl om hvad en filimport er og hvordan det fungerer, så kan du tage et kig på denne artikel: Hvordan fungerer en filimport fra Excel?
Læs mere her i artiklen om hvilke medarbejderdata du kan importere og hvordan du sætter dit regneark op, og klargører det til import i CleanManager:
Medarbejderdata som kan importeres
I tabellen kan du i kolonnen Kolonnenavn se det data du kan importere
(f.eks. Medarbejdernr.).
I kolonnen Dataformat kan du se hvilken formattering du kan anvende når du indsætter dine medarbejderdata:
(f.eks. Bogstaver og tal (min. 1 tegn, maks. 10 tegn)).
I kolonnen Eksempel kan du se et eksempel på den data som du kan indsætte: (f.eks. 100).
OBS:
Kolonnen Aktiv er baseret på om medarbejderen skal være aktiv i forbindelse med din synkronisering. Vælges nej, vil medarbejderen ikke blive importeret.
Foretages en eksport af medarbejderdata fra systemet inkluderes disse kolonner også:
Klargøring af fil til import
Du kan bruge dine egne excel-filer, som du bruger til at have data omkring dine medarbejdere, eller du kan anvende vores skabeloner til at opsætte dine data i inden du begynder din import af medarbejdere.
Dine egne filer skal modificeres til at have de samme kolonnenavne og værdier i rækkerne som du kan se i tabellen i afsnittet Medarbejderdata som kan importeres.
Rækkefølgen af dine kolonner påvirker ikke din import, men det er vigtigt at kolonnenavnene er skrevet korrekt, det er også gældende for store bogstaver, ellers vil du få fejl i forbindelse med din import.
Regneark-skabeloner:
Her kan du downloade vores skabeloner som du kan anvende til at opsætte dine medarbejderdata, og efterfølgende gemme og anvende til din import:
Eksempel:
Her er et eksempel på hvad filerne indeholder når du downloader dem:
Her har vi tilpasset tabellen med et par nye medarbejdere som vi vil inkludere i forbindelse med en import:
OBS:
Excel og andre regneprogrammer vil trunkere lange numre.
Det vil sige at de bliver omskrevet til f.eks. 1.235E+09.
For at ændre dette inden man gemmer sin CSV fil, skal man formatere cellerne.
Vælg de nødvendige celler, højreclick på dem og vælg Formater celler.
Herefter kan man vælge kategorien brugerdefineret, og opsætte typen til at inkludere den nødvendige mængde af 0'er (i dette tilfælde 10) for at nummereringerne bliver overført korrekt i forbindelse med eksporten af talrækken.
Regneprogrammer vil også gerne ændre Datoer.
For at sikre at datoerne kan importeres korrekt ved hjælp af CSV filer, skal disse formateres korrekt.
Vælg de nødvendige celler, højreclick på dem og vælg Formater celler.
Herefter kan man vælge kategorien brugerdefineret (custom), og opsætte typen til at blive formateret til yyyy-mm-dd herved bliver en dato f.eks. omskrevet til 2020-01-20 så den kan importeres.
Når du har klargjort dit regneark og eksporteret det i xlsx eller csv format, kan du begynde din synkroniseringsproces.
Du kan nu importere og synkronisere dine medarbejderdata:
Du kan også læse mere om hvordan synkronisering fungerer her:
