Beachten Sie diese Schritte, um CleanManager und Comatic korrekt zu nutzen

So funktioniert der Export, um die Nutzung in Comatic zu ermöglichen.

Diese Schritte müssen Sie beachten, um erfolgreich Daten aus CleanManager in Comatic zu importieren:

1: Rechnungsnummer in Comatic finden

2: Kunden-Debitorennummer aus Comatic abrufen

3: Kunden-Debitorennummer (ID) aus Comatic in CleanManager hinterlegen

4: Sicherstellen, dass der Rechnungsimport mit der richtigen Adresse verknüpft ist

5: Exportieren der CSV-Datei aus CleanManager

6: Rechnung aus CleanManager in Comatic importieren

1: Rechnungsnummer in Comatic finden

Sie müssen vor dem Import in den Systemeinstellungen von Comatic nach der aktuellen Rechnungsnummer suchen und diese Nummer nach dem Import manuell aktualisieren.

Melden Sie sich bei Comatic an

Klicken Sie auf Optionen und anschließend auf Firmeneinstellungen

Klicken Sie unter Firmeneinstellungen auf Verkauf

Unter Verkauf finden Sie den Punkt Rechnungsnummer. Dies ist die letzte Rechnungsnummer des Abonnements.

Diese Rechnungsnummer muss in der Export-CSV-Datei von CleanManager verwendet werden, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen von CleanManager eine eindeutige Nummer erhalten, die mit Comatic verwendet werden kann.

2: Kunden-Debitorennummer aus Comatic abrufen

Als Nächstes müssen die jeweiligen Debitorennummern der Kunden in Comatic abgerufen werden, um diese anschließend in CleanManager zu hinterlegen.

Öffnen Sie Comatic

Klicken Sie auf Stammdaten und anschließend auf Adressen

Finden Sie das Feld ID für den jeweiligen Kunden

Kopieren Sie die ID-Nummer des jeweiligen Kunden

Hinterlegen Sie die ID-Nummer aus Comatic in CleanManager (siehe nächster Schritt)

3: Kunden-Debitorennummer (ID) aus Comatic in Cleanmanager hinterlegen

Alle Kunden in CleanManager und Comatic müssen die gleiche ID bzw. Debitorenummer haben. Wenn nicht bereits getan, müssen nun alle ID-Nummern aus dem vorherigen Schritt bei dem jeweiligen Kunden in CleanManager eingetragen werden.

Melden Sie sich bei CleanManager als Administrator oder Service-Manager an.

Klicken Sie auf der linken Seite auf Kunden, suchen Sie den gewünschten Kunden und klicken Sie auf der rechten Seite auf Kunde bearbeiten (Stiftsymbol)

kunden bearbeiten.png

Unter Kunde bearbeiten tragen Sie die Debitorennummer (ID) aus Comatic für den ausgewählten Kunden ein.

Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Kunden, für den Sie eine Debitorennummer benötigen.

4: Sicherstellen, dass der Rechnungsimport mit der richtigen Adresse verknüpft ist

Überprüfen Sie, dass Ihre Importdaten mit den in Comatic hinterlegten Kundenadressen übereinstimmen.

Melden Sie sich bei Comatic an

Klicken Sie auf Optionen und anschließend auf SQL-Abfragen.

Geben Sie im Eingabefeld SQL-Anweisung folgenden Text ohne Gänsefüßchen ein:
„update Adressen set Remote_ID = Adress_ID“

Klicken Sie auf Ausführen

HINWEIS: Wird dies nicht getan, werden alle Kunden als neue Adressen in Comatic angelegt, anstatt dass Rechnungen mit bestehenden Adressen verknüpft werden.

5: Exportieren der CSV-Datei aus CleanManager

Nachdem Sie Ihre Kunden korrekt in Comatic angelegt haben, können Sie nun die Fakturadaten aus CleanManager exportieren.

Melden Sie sich bei CleanManager als Administrator oder Service-Manager an

Klicken Sie auf der linken Seite auf Fakturierung und anschließend auf das Tabellensymbol "Daten exportieren", wenn Sie die gewünschten Daten ausgewählt haben

Füllen Sie das neue Feld "einzigartige Rechnungsnummer angeben" aus, um die zusätzliche Spalte mit demselben Namen in der CSV-Datei hinzuzufügen.

HINWEIS: Die Rechnungsnummer muss hier manuell um einen Wert von der in Comatic letzten verwendeten Rechnungsnummer erhöht werden.

Klicken Sie auf Exportieren

Bedeutung der Felder beim Export

Rechnungsinhalt einfügen

Fügt der CSV-Datei die folgenden Felder hinzu:
Rechnungsreferenz
Rechnungsüberschrift
Rechnungstext

Statistiken einbeziehen

Fügt der CSV-Datei die folgenden Felder hinzu:
Feste Preise
Im Festpreis inbegriffen
Geplante Stunden
Geleistete Stunden
Geplante Stunden im Festpreis enthalten
Geleistete Stunden im Festpreis enthalten

Einzigartige Rechnungsnummer angeben

Jede Rechnung erhält eine einzigartige Nummer, die von der eingegebenen Nummer fortlaufend erhöht wird. Vorzugsweise sollte eine bestimmte Rechnungsnummer von Comatic eingegeben werden.

6: Rechnung aus CleanManager in Comatic importieren

Stimmen alle Daten in Comatic, können Sie jetzt die CSV-Datei aus CleanManager importieren.

Stellen Sie sicher, dass alle vorherigen Anleitungen korrekt durchgeführt wurden

Melden Sie sich bei Comatic an

Klicken Sie auf Stammdaten und anschließend auf Daten-Import

Klicken Sie auf Import in: und wählen Sie Debitoren-Rechnungen

Klicken Sie auf Datei öffnen

Ordnen Sie die Datenfelder den folgenden Importfeldern zu:

Datenfeld

Importfeld

Adress-Schlüssel

Debitorennummer

Pendenznummer

Rechnungsreferenz

Belegnummer

Rechnungsnummer

Menge

Bestellmenge

Bezeichnung

Artikelnummer

Beschreibung

Rechnungstext

Betrag/Position

Preis pro Stück

HINWEIS:

Um diesen Schritt nicht jedes Mal durchführen zu müssen, können Sie die Zuordnung speichern, indem Sie eine Import-Vorlage bei der ersten Zuordnung anlegen.

Klicken Sie dann auf Importieren.
Eine Meldung wird daraufhin angezeigt, die Sie fragt, ob Sie die importierte Datei löschen möchten. Hierbei geht es nur darum, die Datei von Ihrem Computer zu löschen.

Drücken Sie Ja für Ja und Nein für Nein.

Klicken Sie auf Optionen und anschließend auf Firmeneinstellungen

Klicken Sie unter Firmeneinstellungen auf Verkauf und finden Sie die Rechnungsnummern (siehe Schritt 1)

Erhöhen Sie die Rechnungsnummer manuell um die Anzahl der Rechnungen, die importiert wurden.

Klicken Sie oben in der Navigationsleiste auf Verkauf und dann auf Rechnungen
Klicken Sie dann in der Tabelle zweimal auf die Belegnummer, um von der größten Nummer bis zur kleinsten zu sortieren.
Die neue Rechnungsnummer sollte mit der größten Belegnummer in Rechnungen übereinstimmen.